Time Entry and Leave Requests for Hourly Admin Staff

Hello, this training will cover how to use time and attendance in E3 for Arkansas Support Network.

As a non-exempt hourly employee you can clock in and clock out using ePunch, which is epunch.datis.com, or the ePunch app found in the App Store or Google Play.

To use ePunch, you'll first enter your host, which is ASN, in the top left.

If you've used ePunch in the past, it will remember that your host is ASN.

Next, you'll go to the user ID field and enter your employee number.

You'll then enter your PIN number, which is typically the last four digits of your Social Security Number.

Once these pieces of information are added to the screen, you can then click Hello Punch In to start your shift.

If you're finishing out your shift or ending the day, you would do the same and then click Goodbye Punch Out.

When you click either of those, it will confirm that you have clocked in or clocked out, depending on the function that you're using.

It'll also display your local time.

This can be done in mobile as well by going to the Datis E3 app.

On the bottom of your screen on the app, you'll click on the home icon and you'll see this small flyout menu which has the punch in and punch out options as well.

Those that choose to have ePunch as an app on their mobile device will only have the ability to clock in and clock out on ePunch.

E3 has a lot more functionality in the E3 app, including that punch in punch out function, as well as being able to review your timesheets, submit leave requests, review your attendance calendar, and so much more.

To see your timesheet in the app, navigate to the home screen, click on Timesheets and it'll take you to your current timesheet.

Or click on your own image or initials on the bottom of your toolbar.

And then View Timesheet.

You'll also see, as in my demonstration here, that you have time monitoring as well.

This will display where you are in the scope of your week.

So in this example, the employee is about 25 hours into their week thus far.

And currently clocked in, which is visible by the green circle around his image.

Down below you can also put in a leave request using the app.

To submit a leave request, click on Request Leave.

Select the reason that you're taking the leave, so for example vacation, what days you were taking off.

And click OK.

You'll then tell the leave request how you're paying for that time.

If you are not wanting to use 8 hours you can also indicate another quantity if necessary.

E3 will add those hours up for you to identify exactly how many hours you're using for that request.

Below you can also attach documentation, files, images, etcetera.

This is very easy and convenient from your smartphone as you could easily take a photo of let's say a jury summons or proof of a bereavement request and then attach that as your back up documentation.

Notes and comments can be left below and then finally you'll click submit on the very bottom to submit this request through workflow to your supervisor.

Requests that are submitted will display on your upcoming leaves, where you can also submit a cancellation if you made a mistake.

Leaves can only be cancelled when they have not been actioned by your supervisor yet.

So, for example, this leave request has been submitted by the employee, but has not yet been approved or denied by their supervisor.

Thus, the employee can click on cancel, put in why they're wanting to cancel, and then submit that cancellation.

Once this is approved or denied, you need to talk to your supervisor to find out more information about how you could change the leave.

You can also view your attendance calendar by clicking on My Calendar below the leave.

That will display holidays, pay dates, time off requests in the future, and more.

Scrolling back up here I'm going to click on View Timesheet.

And here we can see my current timesheet for this period.

Keep in mind that you're on a weekly payroll schedule beginning on Fridays going through Thursday, thus your schedule will look slightly different from that which you see on the screen.

At the end of the pay period, when you have all of your time completed and added and it's correct, you'll click submit on the bottom of your screen.

Let's go ahead and punch out for Greg here and we will, I will show you what that looks like.

So Greg has punched out for the day.

We're going to go to his timesheet.

I'm going to balance his effort report.

This will not be necessary in your system.

And then on the bottom here we can see that it says submit.

His timesheet is now ready to be submitted.

Before we submit, I want to show you a couple of other features.

Currently we're in Calendar view, which is typically the default view.

You can see in a calendar-type view the days of the pay period and totals for that period, as well as your leave balances below.

Details view will show you the specific dates as well as how many hours were recorded and the type of hours for each date.

For example, if you have PTO on your timesheet, it's going to itemize that you have PTO represented versus regular hours.

Punches is going to display when you've clocked out and clocked in throughout the week.

Effort report won't be necessary for your configuration currently.

We'll go back to calendar view where we can, like I said, submit your timesheet.

If you notice that there is a mistake, please communicate that to your supervisor so that they can help you resolve it.

Once your timesheet is submitted, you'll receive a message to confirm that your time is accurate to the best of your knowledge before you continue.

Now let's look at what this looks like in the desktop.

In the desktop, you can submit your timesheet and review your information.

To do this, we'll go to My E3.

Under the tiles on the left hand side, we're going to click on timesheets.

Here you can see our history of timesheets and we're going to click on our current period.

All of the time that's been recorded throughout the period is here on the timesheet, just as we saw it in the app.

We're currently on calendar view.

There is also a week view, which is very similar to the details view we saw in the app and it has totals as well as the in and out times throughout the week like we saw before.

Day view shows every day in the period, regardless of if there's time on the timesheet or not.

That that means that it will include Saturdays and Sundays, even if you don't typically work Saturdays and Sundays.

Clock punches is just the same as we saw in the app.

It will display your in and out times and where you punched in.

Just like we saw in the app, you can submit your timesheet from here using the submit button on the top.

Again, if you have any issues with your timesheet, if there's something incorrect, communicate that to your supervisor prior to submission.

You can also submit a leave request using the app.

To do so, navigate to my E3.

On the left hand side, we'll click on Leave Requests.

This is very similar to what you saw in the app.

Here we can see our pending leave request.

Which can also be cancelled using that X button until the point in time at which the supervisor has reviewed and actioned this request, either by approving or denying the request.

To cancel, click the X button.

Put in the reason for cancellation and click submit.

You also have options to review your attendance calendar which will show hours worked and non-worked hours throughout the weeks and months.

Balances which will display your leave time balances including PTO.

FMLA hours, if your team decides to use FMLA tracking in E3,.

And then on the right hand side is where you'll actually request leave.

We'll do that by clicking Request Leave.

Identify what type of leave we're taking.

So let's say that we're going to take bereavement.

You can put in any comments or notes below and then click next.

Then you'll identify which dates you're taking that leave.

And click next.

You'll see here in the calendar that these dates have already been requested for leave.

Then we'll identify how many hours we're going to be using of this bereavement time each day.

And click Next.

You can then upload any attachments, files, documentation that you'd like to include with this request before clicking Finish to send this over to your supervisor to review and action.

When the supervisor reviews the time off request and either approves or denies it, you will receive a response letting you know what action was taken.

If the time is approved, that will go to your timesheet automatically.

There's no further action needed on your part or your supervisor's part.

Hola, esta capacitación cubrirá cómo usar el sistema de control de asistencia en E3 para Arkansas Support Network.

Como empleado por hora no exento, puedes registrar tu entrada y salida mediante ePunch, disponible en epunch.datis.com, o a través de la aplicación ePunch, que se puede encontrar en la App Store o Google Play.

Para usar ePunch, primero ingrese a su centro de trabajo, que es ASN, en la esquina superior izquierda.

Si ya ha usado ePunch anteriormente, el sistema recordará que su centro de trabajo es ASN.

A continuación, vaya al campo de ID de usuario e ingrese su número de empleado.

Luego, ingrese su número PIN, que generalmente son los últimos cuatro dígitos de su número de Seguro Social.

Una vez que haya ingresado esta información, haga clic en "Registrar entrada" para comenzar su turno.

Si está finalizando su turno o su jornada laboral, repita el proceso y luego haga clic en "Registrar salida".

Al hacer clic en cualquiera de esas opciones, se confirmará que has fichado la entrada o la salida, según la función que estés utilizando.

También se mostrará tu hora local.

Esto también se puede hacer en el móvil accediendo a la aplicación Datis E3.

En la parte inferior de la pantalla de la aplicación, haz clic en el icono de inicio y verás un pequeño menú desplegable con las opciones de fichar la entrada y la salida.

Quienes opten por tener ePunch como aplicación en su dispositivo móvil solo podrán fichar la entrada y la salida desde ePunch.

La aplicación E3 ofrece muchas más funciones, incluyendo la de fichar la entrada y la salida, además de permitirte consultar tus partes de horas, enviar solicitudes de permiso, consultar tu calendario de asistencia y mucho más.

Para ver tu parte de horas en la aplicación, ve a la pantalla de inicio, haz clic en «Partes de horas» y accederás a tu parte de horas actual.

También puedes hacer clic en tu foto o iniciales en la parte inferior de la barra de herramientas.

Luego, seleccione "Ver hoja de horas".

Como se muestra en esta demostración, también dispone de un sistema de control de tiempo.

Esto le mostrará en qué punto de la semana se encuentra.

En este ejemplo, el empleado lleva aproximadamente 25 horas trabajadas en lo que va de la semana.

Actualmente ha registrado su entrada, lo cual se puede ver mediante el círculo verde alrededor de su imagen.

Más abajo, también puede solicitar un permiso mediante la aplicación.

Para solicitar un permiso, haga clic en "Solicitar permiso".

Seleccione el motivo del permiso, por ejemplo, vacaciones, y los días que se tomó libres.

Y haga clic en "Aceptar".

A continuación, deberá indicar en la solicitud de permiso cómo pagará ese tiempo.

Si no desea utilizar 8 horas, también puede indicar otra cantidad si es necesario.

E3 sumará esas horas para que pueda identificar con exactitud cuántas horas se están utilizando para esa solicitud.

Más abajo, también puede adjuntar documentación, archivos, imágenes, etc.

Esto es muy fácil y práctico desde tu smartphone, ya que puedes tomar una foto, por ejemplo, de una citación para jurado o un justificante de solicitud de permiso por duelo y adjuntarla como documentación de respaldo.

Puedes dejar notas y comentarios abajo y, finalmente, hacer clic en "Enviar" en la parte inferior para enviar esta solicitud a tu supervisor.

Las solicitudes enviadas se mostrarán en tus próximas ausencias, donde también puedes solicitar una cancelación si cometiste un error.

Las ausencias sólo se pueden cancelar si tu supervisor aún no las ha procesado.

Por ejemplo, esta solicitud de ausencia la envió el empleado, pero su supervisor aún no la ha aprobado ni denegado.

Entonces, el empleado puede hacer clic en "Cancelar", indicar el motivo de la cancelación y enviarla.

Una vez aprobada o denegada, debes hablar con tu supervisor para obtener más información sobre cómo modificar la ausencia.

También puedes consultar tu calendario de asistencia haciendo clic en "Mi calendario" debajo de la ausencia.

Ahí se mostrarán los días festivos, las fechas de pago, las solicitudes de vacaciones futuras y más.

Volviendo aquí arriba, voy a hacer clic en "Ver hoja de horas".

Aquí podemos ver mi hoja de horas actual para este período.

Recuerda que tu nómina es semanal, de viernes a jueves, por lo que tu horario será ligeramente diferente al que ves en la pantalla.

Al final del período de pago, cuando hayas completado y agregado todas tus horas correctamente, haz clic en "Enviar" en la parte inferior de la pantalla.

Vamos a registrar la salida de Greg y te mostraré cómo se ve.

Greg ha registrado su salida.

Vamos a ver su hoja de horas.

Voy a cuadrar su informe de esfuerzo.

Esto no será necesario en tu sistema.

Aquí abajo podemos ver que dice "Enviar".

Su hoja de horas ya está lista para enviarse.

Antes de enviar, quiero mostrarles otras funciones.

Actualmente estamos en la vista Calendario, que suele ser la vista predeterminada.

En esta vista de calendario, pueden ver los días del período de pago y los totales de dicho período, así como sus saldos de vacaciones a continuación.

La vista de detalles le mostrará las fechas específicas, así como la cantidad de horas registradas y el tipo de horas para cada fecha.

Por ejemplo, si tiene días de vacaciones pagadas (PTO) en su hoja de horas, se detalla la diferencia entre las horas de PTO y las horas regulares.

Los registros de entrada y salida mostrarán cuándo fichó durante la semana.

El informe de esfuerzo no será necesario para su configuración actual.

Volveremos a la vista de calendario donde, como mencioné, podrá enviar su hoja de horas.

Si detecta algún error, comuníquelo a su supervisor para que pueda ayudarle a resolverlo.

Una vez enviada su hoja de horas, recibirá un mensaje para confirmar que su tiempo es correcto según su leal saber y entender antes de continuar.

Ahora veamos cómo se ve esto en la versión de escritorio.

En la versión de escritorio, puede enviar su hoja de horas y revisar su información.

Para ello, accederemos a Mi E3.

Debajo de los mosaicos de la izquierda, haremos clic en "Hojas de horas".

Aquí puedes ver nuestro historial de hojas de horas y haremos clic en el período actual.

Todo el tiempo registrado durante este período se muestra en la hoja de horas, tal como lo vimos en la aplicación.

Actualmente estamos a la vista del calendario.

También hay una vista semanal, muy similar a la vista de detalles que vimos en la aplicación, con totales y las horas de entrada y salida de la semana, como vimos antes.

La vista diaria muestra todos los días del período, independientemente de si hay horas registradas o no.

Esto significa que incluirá sábados y domingos, incluso si no sueles trabajar esos días.

El registro de entrada y salida es igual que en la aplicación.

Se mostrarán tus horas de entrada y salida, y el lugar donde fichaste.

Tal como vimos en la aplicación, puedes enviar tu hoja de horas desde aquí usando el botón "Enviar" en la parte superior.

Recuerda que si tienes algún problema con tu hoja de horas, si hay algo incorrecto, comunícaselo a tu supervisor antes de enviarla.

También puedes solicitar un permiso mediante la aplicación.

Para ello, ve a "Mi E3".

En el menú de la izquierda, haz clic en "Solicitudes de permiso".

Es muy similar a lo que viste en la aplicación.

Aquí puedes ver tu solicitud de permiso pendiente.

Puedes cancelarla con el botón "X" hasta que tu supervisor la revise y la apruebe o la rechace.

Para cancelar, haz clic en el botón "X".

Indica el motivo de la cancelación y haz clic en "Enviar".

También puedes consultar tu calendario de asistencia, que mostrará las horas trabajadas y no trabajadas durante las semanas y los meses.

Aquí se mostrarán los saldos de tiempo libre, incluyendo las vacaciones pagadas.

Horas de la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA), si su equipo decide usar el seguimiento de la FMLA en E3.

A la derecha, podrá solicitar el permiso.

Para ello, haga clic en "Solicitar permiso".

Identifique el tipo de permiso que va a solicitar.

Por ejemplo, si se solicita un permiso por duelo.

Puede agregar comentarios o notas a continuación y hacer clic en "Siguiente".

A continuación, indique las fechas en las que solicitará el permiso.

Y haga clic en "Siguiente".

Verá en el calendario que estas fechas ya tienen una solicitud de permiso.

Después, indique cuántas horas de este permiso por duelo utilizará cada día.

Y haga clic en "Siguiente".

Puede adjuntar archivos o documentación que desee incluir con esta solicitud antes de hacer clic en "Finalizar" para enviarla a su supervisor para su revisión y aprobación.

Cuando el supervisor revise la solicitud de permiso y la apruebe o la rechace, recibirá una respuesta informando de la decisión tomada.

Si se aprueba el permiso, se registrará automáticamente en su hoja de horas.

No es necesario que usted ni su supervisor realicen ninguna otra acción.